So funktioniert's: Wie Hausverwaltungskosten steuerlich abgesetzt werden können

Viele Eigentümer einer Immobilie engagieren einen Hausverwalter und beabsichtigen, die anfallenden Kosten an die Mieter der besagten Immobilie weiterzugeben. Schnell merken die Vermieter jedoch, dass dies nicht zulässig ist, da Hausverwaltungskosten nicht umgelegt werden dürfen.

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Falls ein Mieter auf seiner Neben­kosten­abrechnung Hausverwaltungs­kosten vorfindet, kann er eine Beschwerde vorbringen und muss diese Kosten nicht mittragen. Der Mieter wird hier rechtlich geschützt, selbst wenn ein Vermieter die Hausverwaltungskosten im Mietvertrag als Betriebskosten dargelegt haben sollte.

Die einzige Ausnahme besteht bei der Vermietung von Gewerbeflächen, bei denen es in einzelnen Fällen möglich ist, dass auch Mieter die Haus­verwaltungs­kosten mitzutragen haben. Ein Vermieter einer Immobilie hat trotzdem die Möglichkeit, die Haus­verwaltungs­kosten steuerlich abzusetzen.

Um dies erreichen zu können, muss ein Vermieter die anfallenden Kosten für die Haus­verwaltung als Werbungskosten in der Steuererklärung deklarieren. Der Eigentümer kann angeben, dass die Kosten die Einnahmen aus der Kategorie "Vermietung und Verpachtung" mindern. Mit dieser Angabe in der Steuererklärung lassen sich die Steuer­ausgaben senken.

Was sind Werbungskosten?

Viele Eigentümer einer Immobilie verfolgen das Ziel, durch die Vermietung bzw. Verpachtung möglichst viel Geld einnehmen. Jedoch gibt es viele Faktoren, die die Einnahmen senken lassen. Unter anderem beteiligt sich der Staat an den Mieteinnahmen, da diese versteuert werden müssen.

Darüber hinaus fallen immer wieder größere Reparaturen an, die der Eigentümer bezahlen muss. Um die Ausgaben zu senken, kann der Vermieter viele entstehende Kosten als Werbungskosten deklarieren und diese von der Steuer absetzen.

Was versteht man unter dem Begriff Werbungskosten? Generell ist es einem Vermieter möglich, sämtliche Ausgaben, die mit der Vermietung in Zusammen­hang gebracht werden können, als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend zu machen. Um dies zu erreichen, muss die Anlage 5 ausgefüllt werden. Werbungskosten können zum Beispiel folgende Punkte umfassen:

• Instandhaltungskosten
• Abschreibungen
• Finanzierungskosten wie zum Beispiel Zinsen für Kredite
• Grundsteuer
• Ausgaben für Straßenreiniger oder die Müllabfuhr
• Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung
• Kosten für die Gartenpflege
• Kosten für Wasser, Heizung oder Warmwasser
• Kosten für die Instandhaltung eines Aufzugs
• Hausverwaltungskosten

Was ist bei Hausverwaltungskosten zu beachten?

Ein Vermieter sollte beachten, dass er nicht sämtliche Haus­verwaltungs­kosten sofort und in vollem Umfang von der Steuer absetzen lassen kann. Vielen Vermietern ist darüber hinaus nicht bewusst, dass sie Haus­verwaltungs­kosten steuerlich geltend machen können. Zum Beispiel ist es möglich, dass ein Vermieter einen Computer anteilig abschreiben lassen kann, wenn er für die Verwaltung der Immobilie genutzt wird.

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Anfallende Kosten für ein Büro wie das Telefon, Porto oder bestimmte Software können sogar zur Gänze steuerlich abgesetzt werden. Allerdings kann es hier zu Über­schneidungen kommen, wenn ein Vermieter einen eigenen Hausverwalter engagiert hat.

Doppelt lassen sich diese Beträge nicht als Haus­v­erwaltungs­­kosten deklarieren. Wenn ein Vermieter einen Hausverwalter beauftragt hat, der haushaltsnahe Dienstleistungen wie Hausarbeiten und Reinigung der Flure übernimmt, dann können auch diese anfallenden Kosten steuerlich abgesetzt werden.

Dies sollte jedoch in einem Arbeitsvertrag zum Ausdruck gebracht werden. Außerdem muss der Steuererklärung ein Lohnbeleg für den externen Hausverwalter beigelegt werden. Im Übrigen lassen sich Werbungskosten bereits vor dem Beginn der eigentlichen Vermietung absetzen. Wenn die eindeutige Absicht festzustellen ist, können unter anderem Anzeigen in einer Zeitung steuerlich abgesetzt werden.

Nicht immer handelt es sich um besonders große Beträge, die in der Steuerklärung als Werbungskosten deklariert werden können, jedoch ergeben vielen kleine Posten zu­sammen­genommen mitunter schnell eine erhebliche Summe.

Bei den Haus­verwaltungs­kosten handelt es sich in der Regel um sofort anfallende Kosten, sodass diese auch sofort steuerlich abgesetzt werden können. Maximal können in einem Jahr entstehende Arbeitskosten für den Hausverwalter von 20.000 Euro zu einem Fünftel abgesetzt werden. Ein Vermieter kann also bis zu 4.000 Euro an Steuern sparen.

Das Finanzamt erkennt die Ersparnis an, wenn es sich um haushaltsnahe Dienstleistungen handelt, die innerhalb der Immobilie oder auf dem Grundstück erfolgen. In manchen Fällen ist dies auch möglich, wenn sich die Immobilie im Ausland befindet.

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Wichtig ist außerdem, dass die Kosten für die Hausverwaltung für das Jahr deklariert werden, in denen sie entstanden sind. Es ist daher grundsätzlich nicht möglich, die Kosten vergangener Jahre ebenfalls zu deklarieren.