Durch einen Telefonservice Vergleich das passende Callcenter finden

Wenn ein Unternehmen intensive Kontakte mit vielen Kunden oder potenziellen Kunden pflegen möchte, bieten sich ihm zahlreiche Möglichkeiten. Eines davon ist es, einen professionellen Telefonservice als Partner zu beauftragen. Je nach Bedarf können sich die Auftraggeber hier für zahlreiche Services entscheiden und diese in den meisten Fällen nach einer Art Baukastensystem für sich zusammenstellen lassen.

Es lohnt sich jedoch immer, einen umfassenden Telefonservice Vergleich vor einer Beauftragung vorzunehmen. Dahinter verbergen sich grundsätzlich alle Leistungen, die ein Callcenter erbringen kann, man kann das Wort auch als Alternativbegriff für Callcenterleistungen verwenden. Es gibt massive Unterschiede zwischen den Telefonserviceleistungen einzelner Callcenter.

Sie alle haben jedoch etwas gemeinsam: Das beauftragende Unternehmen kann darauf verzichten, eine Vielzahl von Telefonkräften einzustellen und ein eigenes großes Telefonbüro aufzubauen. Ganz im Gegenteil:

Wer einen solchen Partner beauftragt hat, profitiert in der Regel von einer hochmodernen Infrastruktur und von einer schlagkräftigen Kombination aus gut geschultem Personal und aktueller Technik, die in einem eigenen Telefonbüro nur sehr kostenintensiv realisierbar wäre.

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Darüber hinaus ist es von Vorteil, dass die meisten Callcenterverträge flexibel gestaltbar sind. So lassen sich beispielsweise Kapazitäten für bestimmte Zeiträume hinzubuchen. Dies ist unter anderem praktisch, wenn ein neues Produkt auf den Markt gekommen ist und viele Kunden oder Interessenten mit Rückfragen auf das Unternehmen zukommen.

Während die eigene Unternehmenszentrale oder Serviceabteilung einem solch intensiven Ansturm nicht gewachsen wäre, schafft es ein guter Telefonservice, den Interessenten schnell und kompetent weiterzuhelfen. Dies ist ein deutlicher Pluspunkt für das beauftragende Unternehmen, denn statt eines Imageschadens ist ein gutes Ansehen beim Kunden gesichert.

Mit diesen Aspekten überzeugen Callcenter beim Telefonservice Vergleich

Welchen Anbieter man für das eigene Unternehmen auswählt, hängt vor allem von den Wünschen und Anforderungen ab. Daher ist es immer wichtig, sich einen genauen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Folgende Fragen sollte sich ein Auftraggeber immer stellen, bevor er Callcenter zum Telefonservice Vergleich antreten lässt beziehungsweise bevor er deren Angebote anfordert und diese vergleicht:

• Geht es um die akute Unterstützung bei einem laufenden Projekt oder ist eine dauerhafte Zusammenarbeit beziehungsweise ein komplettes Outsourcing eines Aufgabenbereichs geplant?

• Müssen die Mitarbeiter, die im Callcenter beschäftigt werden, bestimmte Vorkenntnisse mitbringen, zum Beispiel Erfahrungen mit einer bestimmten Software oder Hardware?

• Sind fremdsprachige Mitarbeiter gewünscht, damit auch die Anfragen ausländischer Kunden, Partner und anderer Personen aus dem Ausland beantwortet werden können?

• Wird ein Callcenter benötigt, das lediglich Anrufe entgegennimmt und Informationen weiterleitet, oder sollen die Telefonkräfte auch selbstständig Kundenanfragen beantworten?

• Muss eine technische Anbindung vorhanden sein oder geschaffen werden, beispielsweise zum CRM des Unternehmens, welches das Callcenter beauftragt?

• Welche Kapazitäten werden voraussichtlich in welchem Zeitraum benötigt, damit das Projekt gelingen kann und die Kunden oder anderen Anrufer gut bedient werden können?

Erst wenn diese und gegebenenfalls weitere, projektspezifische Fragen beantwortet sind, sollte der Telefonservice Vergleich starten. Es ist dann an der Zeit, die Anforderungen aufzuschreiben und allen potenziellen Anbietern die Möglichkeit zur Angebotsabgabe einzuräumen. Besonders wichtig ist es, dabei die „Killerkriterien“ im Blick zu behalten.

Wenn beispielsweise eine bestimmte Mitarbeiteranzahl beim Telefonserviceanbieter wichtig ist oder wenn man ausschließlich mit einem Partner arbeiten möchte, der bereits Branchenerfahrungen in der eigenen Branche gesammelt hat, kann die Aufforderung zur Angebotsabgabe entfallen. Dies spart für beide Seiten Zeit und bindet nicht unnötig Ressourcen, die beispielsweise zu Angebotsprüfung benötigt werden.

Prüfen und das beste Callcenter aus dem Telefonservice Vergleich beauftragen

Liegen alle Angebote vor, kann das passende Callcenter meistens innerhalb kurzer Zeit gefunden werden. In der Praxis hat es sich häufig bewährt, zunächst einen Testlauf zu starten, bevor ein Callcenter mit einem sehr großen und aufwendigen Projekt beauftragt wird.

Gerade dann, wenn ein Auslagern eines kompletten Unternehmensbereich an einen solchen Partner im Raum steht, sind damit auch große Investitionen verbunden, die von der Einrichtung der technischen Infrastruktur bis zum Aushandeln komplexer Verträge für die laufende Zusammenarbeit reichen.

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Wer hier zunächst in einem kleinen Projekt die Zusammenarbeit „am lebenden Objekt“ übt, wird sicherlich bald feststellen, ob eine langfristige Beauftragung für beide Seiten sinnvoll ist. Ist dies der Fall, steht einem erfolgreichen Telefonservice und einer Ergänzung des Serviceangebots für die eigenen Kunden nichts mehr im Wege.

Vor dem Testprojekt sollten außerdem intensive Gespräche zwischen den potenziellen Vertragspartnern stattfinden. Auch eine Besichtigung der Räumlichkeiten vor Ort und Gespräche mit Telefonkräften können sinnvoll sein, um die Passgenauigkeit vorab zu überprüfen.